Eine professionelle E-Mail-Signatur ist ein Standarderfordernis in der geschäftlichen Kommunikation. In Microsoft Outlook fungieren Signaturen als digitale Visitenkarten und stellen sicher, dass Kontaktinformationen einheitlich übermittelt werden, ohne dass sie in jeder Nachricht manuell eingegeben werden müssen.
Seit 2024 hat Microsoft im Rahmen von Microsoft 365 auf eine neue Version von Outlook umgestellt. Da sich die Benutzeroberfläche zwischen der klassischen Desktop-Anwendung und den neueren App- oder browserbasierten Versionen erheblich unterscheidet, hängt die Vorgehensweise zum Einrichten einer Signatur von der jeweils verwendeten Softwareversion ab.
Einrichten von Signaturen im klassischen Outlook
Für Benutzer der klassischen Desktop-Version von Outlook werden Signaturen über das Hauptoptionsmenü verwaltet. Zur Einrichtung navigieren Sie zum Menü „Datei" in der oberen linken Ecke und wählen „Optionen". Im daraufhin angezeigten Fenster enthält der Abschnitt „E-Mail" eine eigene Schaltfläche „Signaturen".
Benutzer können eine neue Signatur erstellen, indem sie ihr einen Namen geben und den gewünschten Text in den Editor eingeben. Nach der Bestätigung erscheint diese Signatur automatisch im Textkörper neuer E-Mails. Alternativ können Benutzer auf diese Einstellungen zugreifen, indem sie einen neuen E-Mail-Entwurf öffnen, auf die Registerkarte „Nachricht" klicken und in der Multifunktionsleiste „Signaturen" auswählen.
Einrichten von Signaturen in der neuen Outlook-App und der Webversion
Die neue Outlook-App und die Webversion nutzen ein synchronisiertes Einstellungsmenü. Zunächst klicken Benutzer auf das Zahnrad-Symbol für „Einstellungen" in der oberen rechten Ecke. Im Abschnitt „Konto" ermöglicht die Registerkarte „Signaturen" das Erstellen neuer Signaturen.
Nach Eingabe des Textes und der Benennung der Signatur muss der neue Eintrag im Menü zur Auswahl der Standardsignaturen als Standardsignatur festgelegt werden. Sobald die Schaltfläche „Speichern" gedrückt wird, ist die Konfiguration aktiv. Dies kann auch direkt in einem neuen E-Mail-Fenster verwaltet werden, indem im oberen Menü die Option „Signatur" ausgewählt wird.
Aktualisieren vorhandener Informationen
Wenn sich Berufsbezeichnungen, Telefonnummern oder Unternehmensdaten ändern, muss die Signatur aktualisiert werden, um die Richtigkeit zu gewährleisten. In der klassischen Version geschieht dies, indem man zu „Datei → Optionen → E-Mail → Signaturen" zurückkehrt, die vorhandene Signatur auswählt, den Text bearbeitet und speichert. In der neuen und der Web-Version erfolgt dies über „Einstellungen → Konto → Signaturen", wo der Benutzer das Textfeld der aktuellen Signatur bearbeitet und auf „Speichern" klickt.
Professionelle Inhalte und Designstandards
Eine umfassende geschäftliche Signatur sollte alle notwendigen Daten enthalten, damit der Empfänger den Absender erreichen kann. Zu den wesentlichen Elementen gehören der vollständige Name, die Berufsbezeichnung, die Abteilung sowie die offizielle geschäftliche Telefonnummer und E-Mail-Adresse. Es wird außerdem empfohlen, den Firmennamen, die physische Büroadresse und die offizielle Website anzugeben.
Um die Signatur weiter aufzuwerten, können Benutzer eine standardisierte Schlussformel und ein Firmenlogo einfügen. Für diejenigen, die ein komplexeres Design wünschen, bietet Microsoft Online-Signaturvorlagen an, die Social-Media-Symbole und erweiterte Formatierungsmöglichkeiten unterstützen.
Hinzufügen von Hyperlinks für bessere Konnektivität
Durch die Integration anklickbarer Links können Empfänger direkt zur Unternehmenswebsite oder zu einem beruflichen Profil navigieren.
In der klassischen Outlook-Version geschieht dies, indem der gewünschte Text im Signatur-Editor markiert, mit der rechten Maustaste angeklickt und die Option „Link" ausgewählt wird. Der Nutzer gibt dann die spezifische URL in das Adressfeld ein.
In der neuen Outlook- und Web-Version ist der Vorgang optimiert. Nach dem Markieren des Textes klicken Nutzer auf das Link-Symbol – dargestellt durch ineinander verschlungene Ringe – in der Formatierungs-Symbolleiste und fügen die URL ein, bevor sie die Aktion bestätigen.